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Diagnóstico de organización y procesos
No es un informe para archivar. Es un plan medido y con indicadores para que la contratación de su entidad tarde menos, se devuelva menos y deje de depender de dos o tres personas que se conocen el procedimiento de memoria.
Para quién es
- Entidades con plazos de adjudicación largos y alta tasa de devolución de expedientes.
- Servicios donde el conocimiento está en muy pocas personas y algunas se jubilan pronto.
- Órganos que incorporan personal joven sin recorrido previo en contratación.
- Intervenciones y secretarías saturadas por expedientes que llegan incompletos.
Cómo trabajamos
- Medimos: tiempos reales por fase, tasa de devolución y motivos repetidos de reparo. Eso fija la línea base.
- Hablamos con quienes tramitan de verdad —unidades gestoras, contratación, intervención— para ver dónde está la fricción real.
- Revisamos documentos y circuito: qué hitos sobran, qué cláusulas generan siempre el mismo error.
- Rediseñamos plantillas y recorrido para que hacer lo correcto sea el camino de menos esfuerzo, no el más trabajoso.
- Dejamos el cuadro de indicadores y la ficha de seguimiento, para que dentro de un año se pueda comparar.
Lo que deja de costarle
Menos devoluciones.
El error se evita en origen en lugar de corregirse tres semanas después.
Menos plazo de adjudicación.
Se elimina el hito que no aporta y el retorno que se repite.
Menos saturación de intervención y secretaría.
Porque los expedientes llegan completos.
El conocimiento deja de irse con quien se jubila.
Queda en el documento y en el circuito, no en la cabeza de una persona.
Quien llega nuevo tramita bien antes.
Con criterio escrito, la curva de aprendizaje se mide en semanas, no en años.
Más concurrencia.
Un pliego comprensible trae más ofertas, y sobre todo más pymes.
Preguntas que nos hacen
¿Esto es una auditoría?
No. No buscamos responsables: buscamos dónde se pierde el tiempo y cómo se recupera.
¿Hay que cambiar el organigrama?
Casi nunca. La mayoría de las mejoras son de procedimiento y de documentos.
¿Cómo sabremos si ha funcionado?
Por los indicadores. Se fija una línea base al empezar y se compara con ella.
¿Y si luego nadie aplica el plan?
Por eso no entregamos solo recomendaciones: rediseñamos los documentos y el circuito con los que se trabaja a diario.
¿Puede tramitarse como contrato menor?
Sí, ajustando el alcance. Se lo confirmamos con el presupuesto.
En el mismo expediente
¿Sabe cuánto tarda de verdad un expediente en su entidad?
Cuéntenos cuántos expedientes tramitan al año, con cuánta gente y qué es lo que más se les atasca. Le devolvemos presupuesto y plan de trabajo.